O Purchasy organiza cotações e compras de uma empresa: você cadastra o que precisa comprar, cota com fornecedores, o sistema calcula o vencedor automaticamente e você fecha o pedido.

• Comprador — cadastra e cuida das próprias compras. É o uso mais comum.
• Gestor de Compras — acompanha (só leitura) as compras de toda a equipe, aprova pedidos quando a empresa usa esse fluxo, e convida novos membros.
• Supervisor (função do Comprador) — além das próprias compras, enxerga o acompanhamento da equipe como um Gestor (ex.: alertas de vales de toda a empresa). Continua sendo Comprador no que cadastra e compra.
• Colaborador — acesso restrito, com uma ou duas funções específicas: Solicitante (pede uma compra pro Comprador executar) ou Conferente (confere entregas no Recebimento).
• Diretor — não tem conta no Purchasy; aprova por um link enviado por e-mail, sem precisar criar login.

É a lista de tudo que você já cadastrou pra comprar. Cada linha tem um status (Cotando, Pendente, Comprado, Atrasado, Com Gestor/Diretor, Cancelado, Outros) que muda conforme a compra avança.

• Clique em "+ Novo registro" (ou tecla N) pra cadastrar um item novo.
• Use a busca (tecla /) ou os filtros de status/ano pra encontrar um registro rápido.
• As colunas da tabela podem ser reordenadas, ocultadas, renomeadas e até redimensionadas arrastando a borda — configure em Preferências.
• Importar uma planilha (Excel/CSV/ODS/FODS) cadastra vários registros de uma vez. Antes de gravar, o Purchasy mostra uma prévia pra você aprovar — veja Importar planilha do ERP. Exportar gera um relatório em Excel ou PDF.
• Planilha com fornecedor e preço já sintetiza uma cotação; com número de pedido, gera o pedido como "Comprado"; com Nota Fiscal, já nasce "Recebido" (e com "Qtde Entregue" menor que o pedido, o recebimento entra como parcial, com saldo em aberto). Toda linha importada ganha o selo "Dados importados do ERP".
• Sem certeza dos nomes de coluna que o Purchasy reconhece? No assistente de importação, baixe o modelo de planilha — já vem com as colunas certas e exemplos de cada fase.

Quando a planilha vem de um ERP (ex.: NetGera), o Purchasy lê o formato dela e monta os pedidos como se tivessem sido feitos aqui. O caminho é o mesmo de qualquer importação: Registros → Importar.

• Escolha o arquivo. O Purchasy detecta as colunas pelo cabeçalho e mostra o mapeamento; confira e clique em Importar.
• Antes de gravar, abre a prévia: cada pedido com número e fornecedor, e os itens (código, descrição, quantidade, unidade, preço, total com impostos e centro de custo) quando você abre o pedido.
• Nada é gravado sem a sua aprovação em Aprovar e importar. Voltar e ajustar volta ao mapeamento sem perder nada.
• Um número de pedido vira um pedido só, com todos os itens dentro — 20 linhas com o mesmo número não viram 20 pedidos.
• Unidade e embalagem: quando a planilha compra em outra unidade (ex.: rolo, caixa), o Purchasy usa a embalagem do fornecedor. Se a conta não fecha com o total da planilha, a linha fica com o alerta confira — nada é inventado.
• Impostos (IPI, ICMS, ISS, IBS, CBS) vêm da planilha e entram no total, como numa cotação. O que a planilha traz e o cálculo não usa (PIS, COFINS, CFOP) fica guardado pra consulta.
• Código do produto: a coluna CÓDIGO vira o código do item. Produtos novos entram no Cadastro → Produtos com unidade, categoria (o grupo da planilha) e fator de conversão, quando a planilha traz as duas unidades. Produto que já existe no cadastro não é alterado.
• Reimportar o mesmo arquivo não duplica: as linhas que já estavam no Purchasy aparecem na prévia e ficam de fora.
• Se a planilha não trouxer o nome do fornecedor, o Purchasy pergunta uma vez antes da prévia.
• Em modo nuvem, a gravação acontece em lotes com barra de progresso. Se a conexão cair no meio, o assistente volta com a mensagem e dá pra tentar de novo.

Um registro vira uma cotação estruturada quando você quer comparar propostas de mais de um fornecedor pro mesmo item.

• Convidar fornecedor — gera um link público; o fornecedor preenche a proposta dele sem precisar criar conta.
• Planilha do comprador — se preferir, você mesmo digita a proposta de cada fornecedor direto no sistema.
• Importar PDF — cole o PDF de cotação que o fornecedor já mandou por e-mail; o Max lê e extrai os itens/preços pra você revisar antes de confirmar (nada entra sozinho).
• O sistema calcula o vencedor de cada item, o vencedor geral e a economia estimada automaticamente, já considerando impostos, desconto e frete informados.
• Ao fechar, use "Gerar Pedidos" pra organizar o número de pedido — inclusive quando mais de um fornecedor venceu itens diferentes da mesma cotação.

É uma configuração opcional, ativada por empresa. Quando ligada, o pedido passa pela aprovação do Gestor e/ou do Diretor antes de ser considerado fechado.

• A aprovação nunca trava o Comprador — ele pode marcar como comprado a qualquer momento, mesmo sem aprovação, porque o fluxo existe pra dar transparência e auditoria, não pra ser uma trava obrigatória.
• Uma rejeição sempre vem com um motivo, e o pedido volta pro Comprador pra ajustar e reenviar.

Depois de comprado, o pedido aparece no Recebimento pra conferência das entregas.

• Confirme cada entrega informando o número da Nota Fiscal — é obrigatório.
• Entregas parciais ficam com saldo em aberto; se nenhuma remessa nova chegar em 45 dias, o pedido é encerrado automaticamente.
• Dá pra programar de antemão várias remessas de um mesmo item (ex.: 4 entregas de 250kg), e o sistema acompanha qual perna está pendente.
• Um Colaborador com a função Conferente também confere entregas de pedidos de outros compradores da mesma empresa, sem precisar de acesso completo.

Um Colaborador com a função Solicitante (ou o próprio Comprador/Gestor numa urgência) descreve o que precisa comprar aqui, sem precisar do acesso completo de Comprador. Enquanto a solicitação ainda está Aberta (nenhum item puxado), quem criou pode editar título, itens ou observações a qualquer momento.

• Um Comprador "puxa" a solicitação — uma janela mostra os itens com um checkbox em cada um (todos marcados por padrão); dá pra desmarcar o que não quer levar agora e puxar só uma parte, deixando o resto disponível. Os itens marcados viram um registro, já com a cotação montada, seguindo o fluxo de sempre.
• Se sobrar item, a solicitação fica "Parcialmente atendida" — o cartão mostra quantos itens já foram puxados e quantos restam, e dá pra puxar o resto depois, em outra rodada. Só vira "Atendida" quando não sobra nada.
• Uma solicitação pode ter vários itens de uma vez — importe uma planilha, inclua um a um, ou cole uma lista copiada do Excel.
• Só quem puxou, ou o Gestor, pode devolver uma solicitação ao pool — nunca o Solicitante, mesmo sendo o dono dela.

A maior parte do cadastro de fornecedores se preenche sozinha: todo fornecedor que você convida, lança numa planilha de preços ou que responde uma cotação entra aqui automaticamente, com o e-mail e o CNPJ que aparecerem pelo caminho. Você não precisa cadastrar ninguém antes de começar a cotar.

• Um dado já preenchido nunca é sobrescrito pelo preenchimento automático — ele só completa o que está em branco. O que você corrige à mão fica.
• Matriz e filial ficam como cadastros separados (CNPJ diferente), porque o pedido é emitido contra um CNPJ específico.
• Tem a ficha cadastral do fornecedor em PDF ou foto? Envie no formulário e o Max preenche os campos pra você conferir — nada é salvo sem você clicar em salvar.
• Digitou o CNPJ? O Purchasy consulta a Receita Federal e completa razão social, endereço e cidade sozinho.

Em Produtos, o campo mais importante é o código: é ele que separa itens de nome quase igual (fio flexível vd, vm, am). Cadastre também a unidade de medida certa, a especificação técnica e uma foto — é o que evita o fornecedor mandar o item errado. Depois, ao montar uma cotação ou solicitação, basta escolher o produto na lista da descrição: unidade e especificação vêm junto.

Produtos também podem chegar pela importação de planilha do ERP (ver Importar planilha do ERP): código, unidade, categoria e fator de conversão vêm junto, e um produto que já existe não é alterado.

Quem faz o quê: fornecedor é cadastrado por Comprador ou Gestor. Produto também pode ser cadastrado por um Colaborador Solicitante — e o Comprador pode corrigir qualquer produto depois (unidade errada, descrição incompleta). Pra tirar algo das listas de escolha sem perder o histórico, desmarque "Ativo" em vez de excluir.

Painel com os números de toda a equipe: distribuição de volume por comprador, situação das compras, aprovações pendentes e a lista de membros/convites da empresa.

Economia mostra câmbio (dólar/euro) e indicadores macro (Selic, IPCA, IGP-M) que ajudam na decisão de compra. Dashboard é o resumo executivo: total gasto, economia estimada, ranking de fornecedores e produtos mais comprados.

Os dois são assistentes diferentes, com trabalhos diferentes:

• Max (o balão flutuante de cada aba) — conhece o sistema inteiro e as novidades, e sabe o que está NA TELA agora: os números daquela cotação, daquele item, daquele dashboard. É pra "como eu faço X aqui".
• Central de Ajuda (aqui) — é sobre o Purchasy como produto: este manual, privacidade/LGPD, reportar um problema ou falar direto com o time. Não conhece o conteúdo da sua tela — nem precisa, porque essa é a única coisa que faz sozinho: não expõe dado de cotação/fornecedor de ninguém.

O Max também consulta fontes oficiais na internet, mas só pra dúvidas pontuais de tributos, câmbio e importação que ajudem na compra que você está fazendo — as fontes aparecem embaixo da resposta. É sempre referência informativa: enquadramento tributário, classificação fiscal (NCM), operações de câmbio e processos de importação são decisão do seu Gestor de Compras ou de uma consultoria especializada (contador, despachante aduaneiro).